CARTONAJES VIR, S.A. (nachfolgend CARTONAJES VIR) – A33023581, als Verantwortlicher für das interne Informationssystem von CARTONAJES VIR, nutzt das Tool “Ethik‑Kanal”, um die Kommunikation im internen Informationssystem gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen EU‑Recht melden, sowie dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Hinweisgebern bei Regelverstößen und Korruptionsbekämpfung (nachfolgend Whistleblower‑Richtlinie und ‑Gesetz), zu verwalten.
Der Ethik‑Kanal wird auf sicheren Servern der DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios) betrieben, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der darin enthaltenen Informationen zu gewährleisten. Wir informieren Sie, dass wir die von Ihnen übermittelten Daten (einschließlich personenbezogener Daten Dritter) mit höchster Vertraulichkeit und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeiten, um gemeldete Verstöße oder Unregelmäßigkeiten gemäß der Whistleblower‑Richtlinie und –Gesetz vorzusortieren, weiterzubearbeiten, zu untersuchen, zu klären und gegebenenfalls disziplinarische Maßnahmen oder rechtliche Schritte einzuleiten.
Verantwortlicher: CARTONAJES VIR, S.A. – A33023581
Kontakt für Datenschutzanfragen: POL. DE MERES, S/N, 33199 SIERO (ASTURIEN), SPANIEN – [email protected]
Bearbeitung Ihrer Meldungen und/oder Informationen über den Ethik‑Kanal gemäß dem in dieser Richtlinie beschriebenen “Verfahren zur Verwaltung des Ethik‑Kanals”.
Der interne Informationssystem‑Verantwortliche ist für den Schutz Ihrer Daten zuständig.
Personenbezogene Daten und gegebenenfalls Daten Dritter werden ausschließlich für die genannten Zwecke verarbeitet.
Automatisierte Entscheidungen und Profiling finden nicht statt.
Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Entscheidung über eine Ermittlung nötig ist.
Nach drei (3) Monaten ab Eingabe werden Daten gelöscht, sofern sie nicht als Nachweis zur Funktionsfähigkeit des Compliance-Systems benötigt werden (Artikel 24 LOPDGDD).
Unwahre Angaben werden sofort gelöscht, es sei denn, sie begründen eine strafbare Handlung; in diesem Fall erfolgt Speicherung bis zum Abschluss des Verfahrens.
Gesetzliche Verpflichtung aus dem Hinweisgeber‑System, Strafverantwortungsprävention und Compliance.
Legitimes Interesse des Verantwortlichen, z. B. zur Aufklärung von Regelverstößen.
Bei namentlichen Meldungen: ausdrücklich erteilte Einwilligung des Nutzers.
Zugriff beschränkt auf:
Verantwortlicher des internen Informationssystems und dessen direkt Beauftragte
Personalabteilung bei disziplinarischen Maßnahmen
Rechtsabteilung bei rechtlichen Verfahren
Externe Dienstleister (Berater, Auditoren, Ithikios)
Datenschutzbeauftragter – Daten dürfen an Dritte weitergegeben werden, wenn erforderlich für disziplinarische Maßnahmen oder Verfahren gegenüber Behörden/Rechtsprechung. Identität von Hinweisgebern wird nur mit gerichtlicher oder behördlicher Anordnung offengelegt, oder mit ausdrücklicher Einwilligung, oder bei begründetem Verdacht auf böswillige Falschmeldung.
Die Nutzung des Kanals setzt Ihr Einverständnis mit dieser Richtlinie voraus.
Sie versichern, dass Ihre übermittelten Daten korrekt, vollständig und aktuell sind.
Nutzer sind verpflichtet, Änderungen zeitnah zu melden.
Sie versichern, dass Sie mindestens 14 Jahre alt bzw. rechtlich vertreten sind.
Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien werden gewährleistet.
Sie haben das Recht auf:
Auskunft
Berichtigung
Löschung
Einschränkung der Verarbeitung
Widerspruch
Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (www.aepd.es) Richten Sie Ihre Anfragen bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
Technische und organisatorische Maßnahmen sorgen für Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
Der Ethik-Kanal läuft auf ISO 27001-zertifizierten Servern in europäischen Rechenzentren, Daten sind verschlüsselt.
Zugriffe sind nur autorisiertem Personal gestattet, Vertraulichkeitsvereinbarungen sind unterschrieben.
CARTONAJES VIR behält sich das Recht auf Aktualisierungen dieser Richtlinie vor. Nutzer werden zur regelmäßigen Überprüfung ermutigt und können bei Nichtakzeptanz ihre Rechte geltend machen.
Meldungen betreffen Verstöße gegen EU-Recht oder nationale Vorschriften gemäß Whistleblower-Richtlinie und -Gesetz.
Kein allgemeines Beschwerde- oder Vorschlagsportal.
Meldungen müssen auf Nachweisen basieren (Dokumente, Zeugen, digitale Spuren etc.).
Hinweisgeber in gutem Glauben sind geschützt.
Bei bewusst falschen Meldungen erfolgt Disziplinarmaßnahme.
Anonyme Meldungen möglich, Identität wird geschützt.
Nur autorisiertes Personal erhält Zugang.
Betroffene haben Anspruch auf Unschuldsvermutung, Verteidigung und Akteneinsicht.
Eingang: Prüfung durch den internen Informationssystem‑Verantwortlichen, Sicherstellung von Konfliktfreiheit; ggf. Nachfragen an Hinweisgeber.
Formelle Prüfung (innerhalb von 7 Tagen):
Bei Ablehnung: Ablage und Übermittlung einer Empfangsbestätigung mit Begründung.
Bei Zulassung: Meldung über weitere Schritte, Fristen und ggf. Aufforderung zur Ergänzung.
Untersuchung: Objektive Prüfung der Tatsachen.
Entscheidungsempfehlung: Vorschlag zur Einstellung oder Durchführung von Maßnahmen.
Entscheidung: Trifft die Geschäftsführung oder das Verwaltungsorgan innerhalb von maximal drei (3) Monaten nach Eingang (Verlängerungsoption um weitere drei Monate bei Komplexität).
Sanktionen: Bei bestätigtem Fehlverhalten werden disziplinarische oder rechtliche Maßnahmen ergriffen. Nur HR erhält in diesem Fall Zugriff auf personenbezogene Daten.
Weiterleitung an Justiz: Bei Verdacht auf Straftat wird die Sache an die Staatsanwaltschaft übergeben.